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Où en est votre RGPD ?

Le 25 mai 2018 approche....

 

Et question RGPD, tout est prêt ?

Si vous avez pris un peu de retard dans la mise en conformité de votre système d'enregistrement et de conservation des données personnelles de vos clients, le site de la CNIL, notamment est assez bien fait pour la bonne marche de votre procédure.

Et si cela peut aider certains ; mais aussi conforter mes clients dans l'idée que je prends bien en considération la conformité de mon système pour la sécurisation de leurs données personnelles, je vous présente ici un projet mis en place pour ma propre mise en conformité, et qui m'a servi à mettre mes démarches et procédures au clair.

Exemple de projet RGPD

 

PRÉSENTATION

1.     Historique et description du projet

Le règlement européen sur la protection des données (GDPR en abréviation anglaise ou RGPD en abréviation française) impose d’ici mai 2018 de nouvelles contraintes aux entreprises concernant le traitement des données à caractère personnel.

 

2.    Objectif du projet

L’objectif de l’Europe au travers du Règlement Général pour la Protection des Données est d’offrir un cadre renforcé et harmonisé de la protection des données tenant compte des récentes évolutions technologiques (Big Data, objets connectés, Intelligence Artificielle) et des défis, voire questions, qui accompagnent ces évolutions.

 

3.    Exigences principales

L’individu est placé au cœur du dispositif RGPD qui voit ainsi ses droits sécurisés :

-        Obligations d’information de la part des entreprises

-        Restrictions en termes de recueil de consentement

-        Droit à la portabilité des données

-        Droit à l’effacement

 

4.    Exemple de Mention éditée selon modèle de la CNIL

FORMULAIRE DE COLLECTE DE DONNÉES PERSONNELLES

Les informations recueillies sur ce formulaire sont enregistrées dans un fichier informatisé par [responsable_de_traitement] pour [finalites_du_traitement]

Elles sont conservées pendant [duree_de_conservation] et sont destinées [destinataires_des_donnees]

Conformément à la loi « informatique et libertés », vous pouvez exercer votre droit d'accès aux données vous concernant et les faire rectifier en contactant : [service_charge_du_droit_dacces]

 

+ la mention Bloctel si vous collectez des données téléphoniques auprès d’un consommateur 

Nous vous informons de l’existence de la liste d’opposition au démarchage téléphonique « Bloctel », sur laquelle vous pouvez vous inscrire ici : https ://conso.bloctel.fr/

 

5.    Principe de la RGPD

Pour chaque traitement de données personnelles, posez-vous les questions suivantes :

QUI ?

  • Inscrivez dans le registre le nom et les coordonnées du responsable du traitement (et de son représentant légal) et, le cas échéant, du délégué à la protection des données ;
  • Identifiez les responsables des services opérationnels traitant les données au sein de votre organisme ;
  • Etablissez la liste des sous-traitants.

QUOI ?

  • Identifiez les catégories de données traitées ;
  • Identifiez les données susceptibles de soulever des risques en raison de leur sensibilité particulière (par exemple, les données relatives à la santé ou les infractions).

POURQUOI ?

  • Indiquez la ou les finalités pour lesquelles vous collectez ou traitez ces données (exemple : gestion de la relation commerciale, gestion RH…).

 

Processus

6.    Processus d’entreprise

Pour que votre entreprise se conforme au RGPD en 2018, il suffit de suivre la procédure suivante :

  • Réaliser un inventaire des sources des données
  • Réaliser un inventaire du stockage des données
  • Poser par écrit les raisons du stockage des données
  • Poser par écrit la justification légale du traitement et stockage des données
  • Poser par écrit la méthodologie de mise à jour des données
  • Voir si nécessaire à migrer vers un système permettant une gestion RGPD centralisée, sécurisée et simplifiée

 

7.    Réaliser un inventaire du stockage des données

La question suivante est de savoir où sont stockées toutes ces données :

  • Logiciel CRM
  • Logiciel ERP
  • Logiciel Comptable
  • Logiciel de messagerie email type Outlook ou Thunderbird
  • Téléphone mobile
  • Fichiers Excel
  • Logiciel de gestion de newsletter
  • Backup X, Y et Z
  • Etc...

 

8.    Poser par écrit les raisons du stockage des données

Dans quel but l’entreprise dispose-t-elle d’une donnée ?

Est-ce (encore) nécessaire de la garder après ? S’il n’y a aucune raison précise de la garder, il faut la supprimer ou éventuellement l’anonymiser.

Vous pourriez par exemple définir que bien que vous stockiez depuis toujours les dates de naissance, vous n’en avez pas besoin. Cet audit interne vous permettra donc de recadrer votre politique d’acquisition et donc de stockage des données.

 

9.    Poser par écrit la justification légale du traitement et stockage des données

Quel fondement juridique permet à l’entreprise de traiter cette donnée ? S’il n’y a pas de fondement juridique valable, l’entreprise ne peut pas la garder. Voici les quatre principaux fondements repris dans le RGPD :

  • La personne a donné son autorisation pour que vous utilisiez ses données dans un but précis et uniquement dans ce but (pas d’autorisation générale). La personne doit avoir marqué son accord sur ce que l’entreprise va faire avec ses données.
  • L’entreprise a une obligation légale de conserver ce type de données (par exemple des obligations fiscales).
  • Ces données sont nécessaires pour exécuter un contrat conclu avec la personne (par exemple une adresse de livraison).
  • L’entreprise a un intérêt légitime à utiliser ces données et cela n’est pas (trop) préjudiciable pour la personne (par rapport à sa vie privée par exemple). Cette mise en balance des intérêts doit se faire avec beaucoup de précaution.

 

10.  Poser par écrit la méthodologie de mise à jour des données

Définir par écrit comment et surtout pourquoi vous allez mettre à jour les données est là aussi une clef du respect du RGPD.

 

11. Voir si nécessaire à migrer vers un système permettant une gestion RGPD centralisée, sécurisée et simplifiée

Une fois que votre entreprise aura répondu à ces différentes questions, vous allez devoir nommer en interne un délégué à la protection des données. Le cas échéant il est possible de faire appel à un conseiller extérieur (consultant, avocat). Il aura principalement pour tâche d’assurer de manière parfaitement indépendante le respect de la législation et la sensibilisation de l’ensemble du personnel de l’entreprise à ces nouvelles règles. De la comptabilité au business en passant par les ressources humaines, tous les services doivent être impliqués.

Il vous faudra ensuite choisir un outil de centralisation, en général un logiciel CRM.

Actuellement, peu de logiciels répondent aux obligations de la RGPD :

  • Centralisation des données
  • Registre de traçabilité de toutes les modifications apportées aux données
  • Possibilité de mettre en sommeil des données et/ou de les effacer
  • Effacement des backup à la demande
  • Données cryptées (et donc non lisible par l’éditeur du logiciel)
  • Sécurisation des données (pour éviter les fuites)

 

Approbation et autorisation

Nous approuvons le projet tel qu’il est décrit ci-dessus, et autorisons l’équipe à le mettre en œuvre.

Nom Titre Date

Approuvé par                                                                                 Date

 


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Le logiciel facturation anti-fraude bientôt obligatoire aurait une alternative : le tout papier

À compter du 1er janvier 2018 la loi des finances 2016 prévoit l'utilisation obligatoire d'un logiciel de facturation agréé. Celui-ci doit répondre à des critères comptables obligatoires.

L'alternative à cette obligation : le retour au tout papier. Terminé les factures sous Excel ou Word. Par contre vous pouvez revenir à la bonne vieille facture papier et au journal des recettes dans un cahier tenu de manière manuscrite.

Le Journal des Recettes et des Dépenses 

J'ai eu l'occasion d'avoir en main dernièrement le journal des recettes et dépenses de la Petite Fabrique. Et il m'a paru plutôt bien pensé. D'un format ni trop petit ni trop grand, il présente les éléments essentiels et obligatoires. La date, l'objet ou la référence de l'écriture, le moyen de paiement, et le montant de la dépense ou du crédit.

Je rappelle au passage que la tenue chronologique des recettes est l'une des quelques obligations comptables obligatoires pour les autoentrepreneurs.

Du côté des entreprises

Par ailleurs, côté entreprise, La petite Fabrique présente d'autres documents que je peux conseiller à mes clients. Ce sont notamment le Registre unique du personnel et les Affichages obligatoires.

Le registre unique du personnel est clair et comporte bien toutes les informations qui doivent figurer sur ce registre qui est censé être tenu par tout employeur. Dans ce domaine la tenue de ce document "papier" était jusqu'ici de mise. Et mème si le numérique se développe en matière de documentation et archivage administratif, il est encore conseillé aux employeurs de tenir ce registre sous format papier et remplissage manuscrit.

Quant aux "panneaux d'affichage obligatoire" édités par La Petite Fabrique, je les trouve clairs, avec une présentation tout en couleurs qui attire le regard et les rend tout à fait lisibles.

D'autres types de registres sont également disponibles tels que le registre de sécurité ou des registres de police ; ainsi que des cahiers personnalisés ou des agendas.

Si vous pensez "tout papier" je vous invite à visiter le site de La Petite Fabrique.

Laurence Moreau
MBL Bureautique


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1er janvier 2018, le logiciel de facturation devient obligatoire

Un logiciel de facturation certifié conforme

Le lien ci-dessous vous présentera en détails cette obligation à venir en matière de facturation et qui concerne la totalité des entreprises, artisans, commerçants, libéraux.... en France.

Terminée la souplesse des factures sur Excel qui ne répondra plus aux critères du certificat de conformité pour votre facturation clientèle.

Si vous êtes le parfait exemple allergique aux pratiques informatiques

Vous aviez déjà du mal en subissant Excel ? Preparez-vous à devoir utiliser désormais un logiciel encore plus pointu et plus rigide. Mais plus en conformité avez les règles comptables, notamment concernant la chronologie des factures et leur caractère non modifiable après validation.

Mais ne vous effondrez pas trop vite

Ces logiciels ne sont pas forcément si "rigides" que cela ! Ils peuvent peut-être même vous simplifier les choses en comparaison à l'usine à gaz qu'est parfois Excel lorsque l'on n'est pas expert s'agissant de ce logiciel.

vos-logiciels-sont-ils-conformes-aux-nouvelles-normes

Vous n'avez plus que quelques mois pour vous équiper ou demander à votre fournisseur de logiciel ou de création intranet s'il peut vous produire ce certificat de conformité obligatoire.

Autre lien qui présente plutôt clairement le sujet :

Artinove

Laurence Moreau
MBL Bureautique


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Votre secrétaire indépendante

Quand l’entreprise se développe, maîtriser la gestion et le développement des tâches

Votre entreprise se développe, prend de l’ampleur. Les commandes ont augmenté, et avec elles le nombre des devis, le temps passé en négociations commerciales, le nombre des factures, la gestion administrative devient de plus en plus chronophage…

Et pour les heures disponibles de votre personnel ?

L’entreprise tourne depuis un moment avec une routine bien huilée, une organisation bien définie entre les membres du personnel en poste. Chacun gère son lot de tâches habituelles ; qu’il soit spécialisé sur un poste bien précis ou bien de manière plus polyvalente assurant des fonctions multitâches.

Des conditions quantitatives et qualitatives équilibrées jusqu’à présent, et que cette croissance heureuse de votre entreprise ne doit pas déséquilibrer.

La croissance de chaque poste place petit à petit le personnel devant l’impossibilité de mener à bien de manière optimum chacune de ses fonctions ; la quantité grandissante à effectuer met la qualité en difficulté par manque de temps.

Votre entreprise se développe, il vous faut impérativement maîtriser la gestion administrative et le développement des tâches qui deviennent trop chronophages avant que votre personnel ne s’essouffle et perde en efficacité, quelles que soient leurs compétences.

Il vous faut apporter un soutien à votre personnel en place, et plusieurs possibilités s’offrent à vous:

  • La croissance est avérée et sérieuse et vous permet d’embaucher directement du personnel supplémentaire ;
  • Apporter une aide ponctuelle sur certaines périodes plus chargées de l’année ;
  • Un complément indépendant dans l’attente d’une confirmation ou de la stabilité de la croissance permettant d’envisager l’embauche de personnel supplémentaire ;

Un indépendant extérieur vous aidera à réfléchir sur une organisation pertinente à mettre en place et assurera une permanence intérimaire avant une éventuelle embauche et redistribution ou réorganisation des fonctions existantes.

Il peut être utile également que cette réflexion se fasse en restant à l’écoute de son personnel en place.

  • Certaines personnes sont motivées par la polyvalence de leur poste, une diversification des tâches et une réorganisation régulière des postes ;
  • D’autres au contraire sont rassurées par un poste peu changeant, des habitudes de travail régulières et non remises en question trop souvent.

Il est important, dans la mesure du possible, de ne pas négliger ces constats et les attentes du personnel en place en matière de réorganisation de leur travail. Cette écoute peut grandement aider à assurer un maintient de la qualité dans le développement des tâches.

Est-ce vraiment un coût supplémentaire ?

Toute rentabilité nécessite un investissement au préalable. Un investissement pour éviter la pression sur son personnel en poste dont l’efficacité ne pourra tenir le coup devant une surcharge trop grande de son emploi du temps. Et vouloir trop faire d’économies peut conduire à faire perdre davantage au bout du compte. Quel serait le coût de la perte pour l’entreprise si perte de la qualité ? La facturation qui ne suit plus le rythme, le recouvrement des impayés prend du retard, les échéances et deadlines clientèles ou charges administratives ne sont plus respectées, la qualité du produit fini commence à souffrir.

Quand l’entreprise se développe, investir en personnel supplémentaire, salarié ou indépendant ponctuel peut vous éviter de voir la croissance tourner court et conduire vers un résultat contraire que celui attendu, faute d’avoir laissé son personnel être submergé par des tâches devenues trop gourmandes en temps, et qui plus est démotivantes faute de ne pouvoir travailler dans des conditions qualitatives adéquates.

La croissance se maîtrise à tous les niveaux, même à celui de la gestion administrative.

Laurence Moreau
MBL Bureautique

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MBL Bureautique gestion administrative à distance

Auto-entrepreneur, débours ou notes de frais…

Le contexte

En tant qu’indépendant, libéral ou artisan vous pouvez être amené à avancer des frais pour le compte de votre client, des frais qu’ensuite vous vous faites rembourser.

Achat de matériel, de fournitures, frais d’hébergement, de restauration, des frais qui ne sont pas considérés de la même manière du côté de la fiscalité. Alors factures de débours ou notes de frais ?

La différence

Le débours : remboursement de frais au nom du client, et au centime près

Vous refacturez à votre client le montant exact de la dépense, à condition toutefois que la facture de la dépense soit faite au nom de votre client, et que vous remettiez à votre client l’original de cette facture de la dépense.

La note de frais : remboursement de frais accepté par votre client

Vous refacturez à votre client un montant qui peut être forfaitaire, ou un peu majoré et qui figure sur votre facture de vente. La facture originale de la dépense est à votre nom et reste en votre possession. Une copie peut être remise à votre client à sa demande.

Dans le cadre d’une prestation pour un client, vous pouvez avoir besoin d’avancer certains frais que vous vous ferez ensuite rembourser par votre client. Or en tant qu’auto-entrepreneur, vous êtes imposé sur le montant total de vos recettes que vous déclarez pour chaque mois. En clair, si vous refacturez à votre client vos frais de déplacement ou d’hébergement sur votre facture de vente, non seulement vous ne récupèrerez pas la TVA, mais en plus vous paierez des charges et de l’impôt sur cette dépense qui sera traitée comme une recette.
La tentation est donc grande de faire cette fameuse facture de débours pour son client, et que vous ne déclarerez donc pas dans votre recette du mois.

SAUF QUE l’administration fiscale regarde actuellement de près cette pratique et les conditions d’exécution pas toujours bien suivies car mal connues ou mal comprises. La limite entre les deux est si fine que beaucoup utilisent ces débours avec de bonnes intentions mais de la mauvaise manière.

Vous avez acheté un matériau ou une fourniture spécifique pour votre client, vous devez alors demander au fournisseur une facture au nom du client, et fournir cette facture originale à votre client en plus de votre facture de débours qui n’est là que pour justifier de votre dépense/remboursement dans votre propre comptabilité. Concrètement ce sont des achats pour lesquels le fournisseur de la marchandise facture votre client, qui pourra ensuite se faire rembourser la TVA et bénéficier du service après vente, sauf que c’est vous qui avancez le paiement, et le client vous rembourse ensuite la dépense exacte. Fiscalement, Les débours ne rentrent donc pas dans vos recettes ni dans vos charges.

Mais pour ce qui est des frais de transports, d’hébergement et de restauration, ce sont des frais qui font partie de votre mission pour votre client, en quelques sortes des frais de fonctionnement qui figureront sur votre facture de vente, et que votre client consent à vous rembourser. Ce sont des frais facturés par vous-même et non par un fournisseur tierce. De ce fait le montant refacturé peut légalement être légèrement majoré ou être calculé de manière forfaitaire. Et pour l’administration fiscale ces frais ne peuvent pas faire l’objet de facture de débours.

Si vous êtes indépendant soumis à déclaration de TVA, les deux pratiques sont intéressantes si utilisées à bon escient. À voir donc selon le type de dépense, et en résumé :

Facture débours :
– Facture fournisseur au nom de votre client ;
– Facture originale à remettre à votre client ;
– TVA non applicable ;
– Pour vous, la dépense et sont remboursement ne sont pas comptabilisés fiscalement pour vous.

Note de frais :
– Incluse dans votre facture de vente ;
– Vous gardez la facture originale de la dépense, votre client peut en avoir une copie ;
– Il est autorisé de majorer le montant par une petite marge interne ;
– La TVA est applicable même si la dépense d’origine n’était pas soumise à TVA (ex : frais d’affranchissement) ;
– Comptablement et fiscalement la dépense est bien à votre nom ; la prise en charge de la dépense par votre client est conditionnée à négociation avec lui au préalable.

Si vous êtes Auto-entrepreneur, vous avez tout intérêt à éviter simplement ces paiements pour le compte de, car ne déduisant pas de TVA. Quant à votre client il n’a guère intérêt à passer par vous puisque vous ne lui facturez pas non plus la TVA et qu’il ne pourra donc pas se la faire rembourser non plus. Il paiera donc le produit plus cher au final.

Si en tant qu’auto-entrepreneur vous avez régulièrement des frais de mission que vous ne voulez pas voir peser « injustement » trop lourdement sur vos charges, clairement, la meilleure solution est que votre client prenne si possible en charge lui-même ces dépenses, ou bien trouver une entente directement avec votre client et négocier avec lui un forfait majoré de remboursement qui compensera cette surimposition inévitable.

Calculez bien votre intérêt mais attention aux conditions fiscales en vigueur et aux risques et conséquences en cas de contrôle ou redressement.

Laurence Moreau
MBL Bureautique

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