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Où en est votre RGPD ?

Le 25 mai 2018 approche....

 

Et question RGPD, tout est prêt ?

Si vous avez pris un peu de retard dans la mise en conformité de votre système d'enregistrement et de conservation des données personnelles de vos clients, le site de la CNIL, notamment est assez bien fait pour la bonne marche de votre procédure.

Et si cela peut aider certains ; mais aussi conforter mes clients dans l'idée que je prends bien en considération la conformité de mon système pour la sécurisation de leurs données personnelles, je vous présente ici un projet mis en place pour ma propre mise en conformité, et qui m'a servi à mettre mes démarches et procédures au clair.

Exemple de projet RGPD

 

PRÉSENTATION

1.     Historique et description du projet

Le règlement européen sur la protection des données (GDPR en abréviation anglaise ou RGPD en abréviation française) impose d’ici mai 2018 de nouvelles contraintes aux entreprises concernant le traitement des données à caractère personnel.

 

2.    Objectif du projet

L’objectif de l’Europe au travers du Règlement Général pour la Protection des Données est d’offrir un cadre renforcé et harmonisé de la protection des données tenant compte des récentes évolutions technologiques (Big Data, objets connectés, Intelligence Artificielle) et des défis, voire questions, qui accompagnent ces évolutions.

 

3.    Exigences principales

L’individu est placé au cœur du dispositif RGPD qui voit ainsi ses droits sécurisés :

-        Obligations d’information de la part des entreprises

-        Restrictions en termes de recueil de consentement

-        Droit à la portabilité des données

-        Droit à l’effacement

 

4.    Exemple de Mention éditée selon modèle de la CNIL

FORMULAIRE DE COLLECTE DE DONNÉES PERSONNELLES

Les informations recueillies sur ce formulaire sont enregistrées dans un fichier informatisé par [responsable_de_traitement] pour [finalites_du_traitement]

Elles sont conservées pendant [duree_de_conservation] et sont destinées [destinataires_des_donnees]

Conformément à la loi « informatique et libertés », vous pouvez exercer votre droit d'accès aux données vous concernant et les faire rectifier en contactant : [service_charge_du_droit_dacces]

 

+ la mention Bloctel si vous collectez des données téléphoniques auprès d’un consommateur 

Nous vous informons de l’existence de la liste d’opposition au démarchage téléphonique « Bloctel », sur laquelle vous pouvez vous inscrire ici : https ://conso.bloctel.fr/

 

5.    Principe de la RGPD

Pour chaque traitement de données personnelles, posez-vous les questions suivantes :

QUI ?

  • Inscrivez dans le registre le nom et les coordonnées du responsable du traitement (et de son représentant légal) et, le cas échéant, du délégué à la protection des données ;
  • Identifiez les responsables des services opérationnels traitant les données au sein de votre organisme ;
  • Etablissez la liste des sous-traitants.

QUOI ?

  • Identifiez les catégories de données traitées ;
  • Identifiez les données susceptibles de soulever des risques en raison de leur sensibilité particulière (par exemple, les données relatives à la santé ou les infractions).

POURQUOI ?

  • Indiquez la ou les finalités pour lesquelles vous collectez ou traitez ces données (exemple : gestion de la relation commerciale, gestion RH…).

 

Processus

6.    Processus d’entreprise

Pour que votre entreprise se conforme au RGPD en 2018, il suffit de suivre la procédure suivante :

  • Réaliser un inventaire des sources des données
  • Réaliser un inventaire du stockage des données
  • Poser par écrit les raisons du stockage des données
  • Poser par écrit la justification légale du traitement et stockage des données
  • Poser par écrit la méthodologie de mise à jour des données
  • Voir si nécessaire à migrer vers un système permettant une gestion RGPD centralisée, sécurisée et simplifiée

 

7.    Réaliser un inventaire du stockage des données

La question suivante est de savoir où sont stockées toutes ces données :

  • Logiciel CRM
  • Logiciel ERP
  • Logiciel Comptable
  • Logiciel de messagerie email type Outlook ou Thunderbird
  • Téléphone mobile
  • Fichiers Excel
  • Logiciel de gestion de newsletter
  • Backup X, Y et Z
  • Etc...

 

8.    Poser par écrit les raisons du stockage des données

Dans quel but l’entreprise dispose-t-elle d’une donnée ?

Est-ce (encore) nécessaire de la garder après ? S’il n’y a aucune raison précise de la garder, il faut la supprimer ou éventuellement l’anonymiser.

Vous pourriez par exemple définir que bien que vous stockiez depuis toujours les dates de naissance, vous n’en avez pas besoin. Cet audit interne vous permettra donc de recadrer votre politique d’acquisition et donc de stockage des données.

 

9.    Poser par écrit la justification légale du traitement et stockage des données

Quel fondement juridique permet à l’entreprise de traiter cette donnée ? S’il n’y a pas de fondement juridique valable, l’entreprise ne peut pas la garder. Voici les quatre principaux fondements repris dans le RGPD :

  • La personne a donné son autorisation pour que vous utilisiez ses données dans un but précis et uniquement dans ce but (pas d’autorisation générale). La personne doit avoir marqué son accord sur ce que l’entreprise va faire avec ses données.
  • L’entreprise a une obligation légale de conserver ce type de données (par exemple des obligations fiscales).
  • Ces données sont nécessaires pour exécuter un contrat conclu avec la personne (par exemple une adresse de livraison).
  • L’entreprise a un intérêt légitime à utiliser ces données et cela n’est pas (trop) préjudiciable pour la personne (par rapport à sa vie privée par exemple). Cette mise en balance des intérêts doit se faire avec beaucoup de précaution.

 

10.  Poser par écrit la méthodologie de mise à jour des données

Définir par écrit comment et surtout pourquoi vous allez mettre à jour les données est là aussi une clef du respect du RGPD.

 

11. Voir si nécessaire à migrer vers un système permettant une gestion RGPD centralisée, sécurisée et simplifiée

Une fois que votre entreprise aura répondu à ces différentes questions, vous allez devoir nommer en interne un délégué à la protection des données. Le cas échéant il est possible de faire appel à un conseiller extérieur (consultant, avocat). Il aura principalement pour tâche d’assurer de manière parfaitement indépendante le respect de la législation et la sensibilisation de l’ensemble du personnel de l’entreprise à ces nouvelles règles. De la comptabilité au business en passant par les ressources humaines, tous les services doivent être impliqués.

Il vous faudra ensuite choisir un outil de centralisation, en général un logiciel CRM.

Actuellement, peu de logiciels répondent aux obligations de la RGPD :

  • Centralisation des données
  • Registre de traçabilité de toutes les modifications apportées aux données
  • Possibilité de mettre en sommeil des données et/ou de les effacer
  • Effacement des backup à la demande
  • Données cryptées (et donc non lisible par l’éditeur du logiciel)
  • Sécurisation des données (pour éviter les fuites)

 

Approbation et autorisation

Nous approuvons le projet tel qu’il est décrit ci-dessus, et autorisons l’équipe à le mettre en œuvre.

Nom Titre Date

Approuvé par                                                                                 Date

 


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Bonjour 2018

Bonjour 2018… Je vous adresse mes meilleurs vœux pour une très belle année 2018 ! Une santé à toute épreuve, de la réussite dans vos entreprises et de l’amour autour de vous.

Que 2018 soit une année de bonheurs !

Laurence Moreau

MBL Bureautique

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Le RollerMouse Free3 de Contour Design

J’ai testé le RollerMouse Free3

Une nouvelle souris ergonomique, le RollerMouse Free3... ?

Je ne suis pas une habituée des présentations de type "essais", mais ayant eu des difficultés à trouver des témoignages sur le sujet...je me lance dans cet exercice.
 
Mon quotidien depuis plusieurs années : des heures passées devant un PC. Bien installée, après recherche de la bonne disposition et hauteur de mon bureau, de l'écran, d'un fauteuil confortable et d'un clavier ergonomique adapté. Mais malgré cela ces heures de frappe et de maniement de la fameuse souris favorisent un développement croissant de la douleur aux cervicales et au côté droit du cou et du dos.
 
Je fais alors des recherches sur les nouveautés côté souris/pointeur. J'avais bien sûr entendu parler de la souris verticale ; et je découvre cette présentation d'un autre système de pointage bien méconnu :
 
Le RollerMouse produit par la société scandinave Contour Design, l'un des Leaders mondiaux en matière de matériel ergonomique pour les ordinateurs. www.contourdesign.com/FR

Qu'est-ce que le RollerMouse ?

Ce qui le caractérise c'est la disposition du système de pointage devant le clavier et non plus sur le côté. Les mains restent positionnées sur le clavier et le bras et l'épaule ne subissent plus ce mouvement d'extension latérale répétitive et si peu naturelle. Une fine barre le long du bas du clavier coulisse de gauche à droite et roule sur elle-même pour actionner le curseur.
 
Septique je suis alors. Car très peu d'avis trouvés sur ce système. Est-il vraiment efficace ? D'autant que son prix n'est absolument pas celui d'une souris traditionnelle puisque il faut tout de même débourser plus de 300 € pour cette sympathique trouvaille.
 
Mais le site du distributeur, Contour design visiblement convaincu par l'intérêt de son produit, le propose à l'essai.
Ça marche....je vais essayer ! Après avoir fait un choix parmi les différents modèles proposés, et après avoir complété le formulaire de contact, je reçois très rapidement un email du partenaire distributeur exclusif en France qui peut me procurer ce produit. www.azergo.fr/
 
Le distributeur français en question ne présente lui-même que des articles ergonomiques. Plutôt intéressant ! Un produit présenté comme réellement efficace pour notre santé physique.
 
Quelques échanges emails rapides, pratiques et sans me forcer la main. En l'espace d'une semaine après ma prise de contact chez Contour je reçois gratuitement le fameux RollerMouse Free3. Ensuite je choisirai librement de le retourner ou bien de le garder et recevoir alors sa facture.
 

Réception

Jour de réception, début d'après-midi, je le branche au PC via connexion USB. Simple et reconnu immédiatement par le PC. Le curseur fonctionne déjà via cette nouvelle "souris". Conseil : éloigner l'autre pour ne pas très tenté au début !
 
Toute première impression curseur hypersensible. Mais la sensibilité se règle. Je suis repartie des années en arrière...devant la difficulté de gérer le curseur.
 
Mais très vite on reprend la main. En fait l'utilisation se rapproche assez du TouchPad sur un ordinateur portable, mais en version XXL pour PC de bureau. Et avec une précision et surtout une envergure d'action plus proche d'une souris classique. La différence est que votre main ne quitte plus la position de votre clavier.
 
En fin de journée je ne cherchais plus ma souris.

Prise en main

Au début confusion facile entre la barre espace du clavier et la barre du pointeur. Mais la raison incombait surtout à la forme de mon clavier qui n'était pas adaptée. Un clavier incurvé ne convient pas. J'ai dû reprendre un clavier classique rectiligne et plat. Et alors la position des touches du clavier et du système de pointage tombent de source.
 
Les repose-poignet sont bien conçus et mes poignets ne quittent plus l'ensemble. Seules les mains voyagent entre les touches du clavier, le pointeur et ses touches de fonctions.
 
Les touches de fonctions sont pratiques également et bien pensées. Copier/coller - retour/avant - double clic. Tellement habituée à mes raccourcis clavier je ne les ai pas utilisées de suite. Mais je dois dire que les jours passant on commence à utiliser ses deux mains dans ce nouveau système de pointage.
 
Les différentes fonctions clavier et pointage s'équilibrent entre la main droite et la main gauche, tellement moins de pression alors sur ce pauvre bras droit qui apprécie l'allègement de la pression. Vous pouvez utiliser le pointeur avec la main droite tandis que la main gauche peut jouer avec le bouton scroller sur la page... bien pratique !
 
Quelques bémols cependant : je trouve la barre de pointage plus bruyante qu'une souris. Mais là encore, la pratique et l'amélioration de son utilisation fait qu'on trouve l'angle d'action qui la rend moins bruyante.
 
J'utilisais beaucoup le clic droit déplacer/copier/coller. Je réussis à déplacer/coller mais je n'ai pas trouvé comment choisir de déplacer-ou-coller comme avec le clic droit habituel de la souris. Le choix est moins évident et on doit un peu modifier ses habitudes. Mais pourquoi pas !
 

Et au final

Au final, il aura fallu revoir un peu ses habitudes - pas forcément bonnes d'ailleurs - pour trouver - où plutôt retrouver - une meilleure position de ces poignets, de ses mains, et par conséquence de ses bras et de ses épaules.
Et au bout d'une semaine, je remanie des mises en page Word ou Ppt sans même réfléchir à ma souris. Le geste est redevenu naturel  et contrairement aux fins de semaines précédentes je peux encore tourner mon cou, une douleur tellement amoindrie (elle ne va quand même pas disparaître en une semaine !).
 
Et si je devais répondre au distributeur à ce moment là ce serait pour adopter le système. Je me donne encore les quelques jours à venir pour continuer mes tests et confirmer ma décision, mais pour le moment que du positif.
 
Mon utilisation reste accès sur la bureautique classique, la rédaction et des travaux standards de remise en page. Pour une utilisation plus pointue du curseur dans le cadre de PAO et autres travaux plus techniques ou jeux (par exemple) je ne peux dire si ce système de pointage serait aussi efficace ! Mais pour la bureautique standard, à ce jour, j'adopte et je recommande !
 
Laurence Moreau
MBL Bureautique

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MBL, secrétariat particulier

Travail à domicile, garderie inévitable

« Tu travailles chez toi, tu as le temps…. »

« Je voudrais aussi pouvoir travailler chez moi pour garder les enfants »

Alors, Oui des avantages incomparables et précieux : bien plus disponibles pour nos enfants ; un enfant malade peut rester plus facilement à la maison, le rendez-vous chez le médecin est moins un parcours de combattant (quoique…) ; tout ce temps de non-transport gagné ; des planning modulables …

Attention cependant. Travailler chez soi c’est aussi savoir s’imposer beaucoup de discipline. Une organisation et un planning d’heures de travail comme au bureau. Sinon, votre organisation familiale va prendre un sacré coup dans l’aile et votre petite entreprise court carrément à sa perte.

Travailler à son compte, monter une société indépendante demande du temps et de la disponibilité bien plus que l’on pense. Prendre en compte le temps de travail clients, MAIS AUSSI le temps de travail gestion administrative, commerciale et marketing de sa société (il faut bien trouver vos clients), puisque ne pas oublier que nous sommes entrepreneurs, même si je vois déjà certains sourire en coin.

Résultat, si vous avez 30 à 40 heures de travail par semaine, il faut bien les caser ! Donc, non, on ne va pas à la piscine ou faire du shopping quand bon nous semble, car même si l’on est plus libre dans nos plannings, le travail doit se faire et les journées ne comportent pas plus d’heures que pour les autres, sauf bien sûr si vous voulez vous limiter en heures, à la manière d’un temps partiel.

Et quant aux enfants, et bien vous constaterez que vous ne pourrez pas pratiquer votre activité sans qu’ils connaissent les joies de la garderie et de la cantine. Pour réduire ces temps de garde on peut toujours compenser par le travail le soir quand tout le monde dort ; ou faire comme tout le monde et se planifier des semaines en « temps partiel » de travail pour assurer les heures de sortie d’école et les mercredi après-midi, mais vous ne leur éviterez pas la garderie et la cantine certains jours par semaine, ainsi que quelques heures en centre de loisirs pendant les vacances, car essayez donc de travailler avec les enfants autour de vous……… !!! Un peu d’accord, mais vous ne tiendrez pas longtemps !!!

Après, si notre planning tourne bien, et que l’on se tient à une organisation rigoureuse, alors, et c’est tout l’avantage d’être son propre patron, on peut toujours s’arranger plus facilement certaines fois pour s’offrir le bonheur d’accompagner l’un de ses enfants lors d’une sortie scolaire, organiser un anniversaire surprise, ou autre évènement exceptionnel. L’indépendance a toujours cet avantage indéniable !

D’ailleurs, garder des enfants n’est-il pas un métier ? Alors comment pensez-vous pouvoir pratiquer votre métier plus celui de garder des enfants, les deux à temps plein ?…. Même si l’on est plus disponible pour les enfants qu’un parent qui travaille à l’extérieur, oubliez le temps plein pour l’un ou l’autre !

Laurence Moreau

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