Category Archives: MBL Bureautique

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nouveaux services

Nouveautés 2018

Les nouveaux services

Pour bien débuter cette année 2018 chez MBL Bureautique, de nouveaux services vous sont proposés sur le site internet.

À commencer par ce premier ajout :

 Un chat/discussion en live

Encore plus rapide que les échanges emails, posez désormais directement vos questions sur le site internet.*

 

Le paiement en ligne

pour régler votre acompte de commande ou bien solder votre facture. Un paiement sécurisé directement et simplement avec votre carte bancaire ou bien via votre compte PayPal.

Et pour vous simplifier encore davantage le paiement de votre facture, enregistrez-vous en quelques clics très simples au prélèvement SEPA et ne vous souciez plus de rien.

Venez découvrir ces nouveaux services à votre disposition

sur la page suivante

 

Laurence Moreau
MBL Bureautique

* disponible pendant les horaires d’ouverture du bureau

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La Ca rte d'anniversaire d' une secrétaire

Carte d’anniversaire d’une secrétaire bureautique

MBL Bureautique vient de fêter son anniversaire.

En guise de carte d’anniversaire quel bilan puis-je en faire ? L’aventure est-elle à la hauteur de ce que j’en attendais ?

4 ans de statut indépendant, mais combien d’années salariées auparavant à vivre de ces mêmes activités !

Vous avez déjà vu ces petits secrétaires en plus ou moins riche ébénisterie, petit meuble installé de manière discrète dans un boudoir, un bureau au cœur d’une maison bourgeoise, et qui renferme nombre de petits tiroirs ; certains bien secrets pour justement protéger les documents les plus importants de son propriétaire ; Le cœur du courrier et des papiers administratifs de la maison.

Et vous l’appelez généralement « la(le) secrétaire », au centre des services de l’entreprise, le cœur, le centre névralgique, le lien entre tous les services de la société.
La gestion administrative d’une entreprise est tenue généralement par ce(tte) secrétaire,  qui assure la cohérence et la compatibilité entre les fonctionnements spécifiques de differents services pas forcément faciles à concilier : la comptabilité, les services commerciaux ou marketing, les équipes techniques…

Un métier de curieux ? Le rôle de la gestion administrative c’est l’œil sur tout. Une vision globale de l’entreprise et la totalité de son fonctionnement.

Et le tout avec une totale discrétion, et avec de ce fait généralement un rapport de confiance privilégié avec la direction et les divers pôles de la société.

Un métier aussi riche sur le plan humain que sur le plan « technique ».

Vous approchez les commerciaux et leurs spécificités ; vous apprenez à comprendre leur nécessité de flexibilité et de souplesse dont ils doivent faire preuve auprès de la clientèle.
Vous approchez le service comptable et les petites cases impératives de la comptabilité qui doit répondre à des obligations légales et fiscales incontournables.
Il en est d’ailleurs de même avec le bureau des Ressources Humaines, un poste de plus en plus complexe régit par des lois et obligations sociales de plus en plus pointues, diverses et en constants changements.
Les ateliers et les équipes techniques ou de terrain qui ont des impératifs aux aussi spécifiques et qui ne collent pas forcément avec les demandes commerciales et comptables.

Et vous jouez au milieu pour relier entre elles ces interfaces complexes.
Celle que l’on appelle communément « la secrétaire » est aussi celle qui bien souvent connaît le mieux tous les fonctionnements de l’entreprise.

La gestion administrative peut avoir plusieurs visages. Elle peut être un poste salarié parmi d’autres au sein d’une société ; ou bien une personne unique, salariée ou indépendante, épaulant une petite PME ou un entrepreneur qui se consacre à son cœur de métier et non à ces questions administratives. On dit bien « chacun son métier ».

La gestion administrative d’une entreprise, quelle qu’en soit la taille, serait en quelque sorte le diplomate de la société ?

Un peu comparable au diplomate en ambassade en charge de parler un langage qui sera compris et qui respectera la mixité culturelle et fonctionnelle de tous, et qui représentera l’entreprise dans sa globalité.

Et oui…..si c’était à refaire, je relancerais ma société, avec toujours ce même plaisir d’exercer ce métier comme je l’entends et le conçois grâce à mon statut indépendant.

Laurence Moreau
MBL Bureautique

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Vœux 2015 de MBL Bureautique

2015, passez du rêve à la réalité

MBL Bureautique vous adresse ses meilleurs vœux de santé et de prospérité pour cette année 2015 qui commence.

Que vos activités professionnelles soient riches de beaux projets, d’ambitions, d’opportunités à saisir;

et que vos vies personnelles rythment avec épanouissement et plénitude avec tous ceux qui vous sont proches.

Laurence Moreau
MBL Bureautique

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gestion administrative pour professionnels

Objectif, organisé

Septembre 2014,  rentrée pour beaucoup d’entreprises.

On parle de rentrée des classes, et de nouveaux rythmes scolaires, de plannings réorganisés pour nos enfants. Et si l’on revoyait le planning de votre activité ? Peut-on l’optimiser et vous faire gagner du temps en le redistribuant autrement ? Votre gestion administrative doit être optimisée pour une bonne rentrée.

Vous avez un secrétariat d’entreprise, mais parce que la période de rentrée est plus chargée que d’autres mois de l’année, vous avez besoin d’une aide ponctuelle pour soutenir votre équipe. N’augmentez pas la pression sur vos employés, confortez leur efficacité en les épaulant par une aide indépendante, pour une semaine, pour une semaine de temps en temps en cours d’année, pour un mois, …vous apprécierez le principe du planning en harmonie et en équilibre avec le besoin en temps réel de votre entreprise.

Vous n’avez pas de secrétariat d’entreprise, mais vous avez besoin de planifier plus efficacement les différentes tâches administratives de votre société, ou de votre activité libérale. Embaucher un(e) salarié(e), c’est pouvoir offrir un contrat minimum de 24 heures par semaine pour un mi-temps. C’est trop ? Alors, faites l’essai de confier certaines de ces tâches à une secrétaire indépendante, et vous n’aurez alors plus de nombre d’heures minimum à respecter. Votre prestataire définira avec vous le nombre d’heures adéquates qui convient aux différentes tâches que vous souhaitez voir effectuer. Vous libérerez du temps pour vous, pour vous occuper d’autres secteurs importants de votre activité. Une aide dans votre planning pour une semaine, pour une semaine de temps en temps en cours d’année, pour un mois, pour un trimestre, …vous apprécierez le principe du planning en harmonie et en équilibre avec le besoin en temps réel de votre entreprise.

Septembre 2014, c’est la rentrée, c’est le moment de se donner les moyens de relancer son programme de fin d’année, avec des conditions et une gestion qualitatives qui profiteront à votre entreprise, et donc à vos clients.

MBL Bureautique, une prestataire administrative indépendante, essayez, vous adopterez.

Laurence Moreau
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La retranscription audio avec MBL Bureautique

Retranscription, un temps de travail minimum à prévoir

Vous avez un enregistrement audio à faire retranscrire par écrit, mais vous n'avez aucune idée du délai que vous devrez prendre en compte pour la livraison de cette prestation.

Pour commencer, prenez le temps de bien discuter avec votre prestataire.

Ce qu'il faut savoir : une heure d'enregistrement audio sans difficulté particulière demande généralement en moyenne entre 4 et 6 heures de travail.

Peuvent également impacter voire augmenter lourdement ce temps moyen de transcription : 

  • un enregistrement concernant un sujet très technique, avec recherche importante de noms propres ou autre vocabulaire spécifique ;
  • une qualité audio plus ou moins nette, avec de nombreux bruits de fond et voix "cachées" derrière divers parasites ;
  • différents intervenants s'exprimant en même temps ou de manière difficilement compréhensible.

D'où la nécessité d'être précis et objectif lors de sa demande, afin de calculer le temps estimé de travail le plus justement possible, et ne pas risquer une date de livraison de prestation impossible à respecter.

Pour le détail, on estime qu'en moyenne une minute d'enregistrement équivaut à 5 minutes de travail, et qu'en une heure de travail l'on traite rarement plus de 10 à 12 minutes d'enregistrement.
Dans le cas de longs enregistrements, prévoir dans ce temps de réalisation que votre prestataire pourra difficilement effectuer plus de 4 heures d'écoute d'affilée (30 à 45 minutes d'enregistrement), sans perdre ensuite en efficacité.
Sans oublier enfin le temps nécessaire à la relecture/correction.
 
Et quant à la question du prix, vous comprenez alors qu'un tarif moyen à 2 € la minute d'enregistrement équivaut la plupart du temps à 20 € à 25 € brut par heure de travail.
 
Laurence Moreau

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