Quand l’entreprise se développe, maîtriser la gestion et le développement des tâches

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Votre secrétaire indépendante

Quand l’entreprise se développe, maîtriser la gestion et le développement des tâches

Votre entreprise se développe, prend de l’ampleur. Les commandes ont augmenté, et avec elles le nombre des devis, le temps passé en négociations commerciales, le nombre des factures, la gestion administrative devient de plus en plus chronophage…

Et pour les heures disponibles de votre personnel ?

L’entreprise tourne depuis un moment avec une routine bien huilée, une organisation bien définie entre les membres du personnel en poste. Chacun gère son lot de tâches habituelles ; qu’il soit spécialisé sur un poste bien précis ou bien de manière plus polyvalente assurant des fonctions multitâches.

Des conditions quantitatives et qualitatives équilibrées jusqu’à présent, et que cette croissance heureuse de votre entreprise ne doit pas déséquilibrer.

La croissance de chaque poste place petit à petit le personnel devant l’impossibilité de mener à bien de manière optimum chacune de ses fonctions ; la quantité grandissante à effectuer met la qualité en difficulté par manque de temps.

Votre entreprise se développe, il vous faut impérativement maîtriser la gestion administrative et le développement des tâches qui deviennent trop chronophages avant que votre personnel ne s’essouffle et perde en efficacité, quelles que soient leurs compétences.

Il vous faut apporter un soutien à votre personnel en place, et plusieurs possibilités s’offrent à vous:

  • La croissance est avérée et sérieuse et vous permet d’embaucher directement du personnel supplémentaire ;
  • Apporter une aide ponctuelle sur certaines périodes plus chargées de l’année ;
  • Un complément indépendant dans l’attente d’une confirmation ou de la stabilité de la croissance permettant d’envisager l’embauche de personnel supplémentaire ;

Un indépendant extérieur vous aidera à réfléchir sur une organisation pertinente à mettre en place et assurera une permanence intérimaire avant une éventuelle embauche et redistribution ou réorganisation des fonctions existantes.

Il peut être utile également que cette réflexion se fasse en restant à l’écoute de son personnel en place.

  • Certaines personnes sont motivées par la polyvalence de leur poste, une diversification des tâches et une réorganisation régulière des postes ;
  • D’autres au contraire sont rassurées par un poste peu changeant, des habitudes de travail régulières et non remises en question trop souvent.

Il est important, dans la mesure du possible, de ne pas négliger ces constats et les attentes du personnel en place en matière de réorganisation de leur travail. Cette écoute peut grandement aider à assurer un maintient de la qualité dans le développement des tâches.

Est-ce vraiment un coût supplémentaire ?

Toute rentabilité nécessite un investissement au préalable. Un investissement pour éviter la pression sur son personnel en poste dont l’efficacité ne pourra tenir le coup devant une surcharge trop grande de son emploi du temps. Et vouloir trop faire d’économies peut conduire à faire perdre davantage au bout du compte. Quel serait le coût de la perte pour l’entreprise si perte de la qualité ? La facturation qui ne suit plus le rythme, le recouvrement des impayés prend du retard, les échéances et deadlines clientèles ou charges administratives ne sont plus respectées, la qualité du produit fini commence à souffrir.

Quand l’entreprise se développe, investir en personnel supplémentaire, salarié ou indépendant ponctuel peut vous éviter de voir la croissance tourner court et conduire vers un résultat contraire que celui attendu, faute d’avoir laissé son personnel être submergé par des tâches devenues trop gourmandes en temps, et qui plus est démotivantes faute de ne pouvoir travailler dans des conditions qualitatives adéquates.

La croissance se maîtrise à tous les niveaux, même à celui de la gestion administrative.

Laurence Moreau
MBL Bureautique

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Laurence Moreau

Télésecrétaire indépendante chez MBL Bureautique. Une assistance à distance en secrétariat bureautique pour les professionnels comme les particuliers.

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