Category Archives: Le Télésecrétariat

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Le logiciel facturation anti-fraude bientôt obligatoire aurait une alternative : le tout papier

À compter du 1er janvier 2018 la loi des finances 2016 prévoit l'utilisation obligatoire d'un logiciel de facturation agréé. Celui-ci doit répondre à des critères comptables obligatoires.

L'alternative à cette obligation : le retour au tout papier. Terminé les factures sous Excel ou Word. Par contre vous pouvez revenir à la bonne vieille facture papier et au journal des recettes dans un cahier tenu de manière manuscrite.

Le Journal des Recettes et des Dépenses 

J'ai eu l'occasion d'avoir en main dernièrement le journal des recettes et dépenses de la Petite Fabrique. Et il m'a paru plutôt bien pensé. D'un format ni trop petit ni trop grand, il présente les éléments essentiels et obligatoires. La date, l'objet ou la référence de l'écriture, le moyen de paiement, et le montant de la dépense ou du crédit.

Je rappelle au passage que la tenue chronologique des recettes est l'une des quelques obligations comptables obligatoires pour les autoentrepreneurs.

Du côté des entreprises

Par ailleurs, côté entreprise, La petite Fabrique présente d'autres documents que je peux conseiller à mes clients. Ce sont notamment le Registre unique du personnel et les Affichages obligatoires.

Le registre unique du personnel est clair et comporte bien toutes les informations qui doivent figurer sur ce registre qui est censé être tenu par tout employeur. Dans ce domaine la tenue de ce document "papier" était jusqu'ici de mise. Et mème si le numérique se développe en matière de documentation et archivage administratif, il est encore conseillé aux employeurs de tenir ce registre sous format papier et remplissage manuscrit.

Quant aux "panneaux d'affichage obligatoire" édités par La Petite Fabrique, je les trouve clairs, avec une présentation tout en couleurs qui attire le regard et les rend tout à fait lisibles.

D'autres types de registres sont également disponibles tels que le registre de sécurité ou des registres de police ; ainsi que des cahiers personnalisés ou des agendas.

Si vous pensez "tout papier" je vous invite à visiter le site de La Petite Fabrique.

Laurence Moreau
MBL Bureautique


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Le RollerMouse Free3 de Contour Design

J’ai testé le RollerMouse Free3

Une nouvelle souris ergonomique, le RollerMouse Free3... ?

Je ne suis pas une habituée des présentations de type "essais", mais ayant eu des difficultés à trouver des témoignages sur le sujet...je me lance dans cet exercice.
 
Mon quotidien depuis plusieurs années : des heures passées devant un PC. Bien installée, après recherche de la bonne disposition et hauteur de mon bureau, de l'écran, d'un fauteuil confortable et d'un clavier ergonomique adapté. Mais malgré cela ces heures de frappe et de maniement de la fameuse souris favorisent un développement croissant de la douleur aux cervicales et au côté droit du cou et du dos.
 
Je fais alors des recherches sur les nouveautés côté souris/pointeur. J'avais bien sûr entendu parler de la souris verticale ; et je découvre cette présentation d'un autre système de pointage bien méconnu :
 
Le RollerMouse produit par la société scandinave Contour Design, l'un des Leaders mondiaux en matière de matériel ergonomique pour les ordinateurs. www.contourdesign.com/FR

Qu'est-ce que le RollerMouse ?

Ce qui le caractérise c'est la disposition du système de pointage devant le clavier et non plus sur le côté. Les mains restent positionnées sur le clavier et le bras et l'épaule ne subissent plus ce mouvement d'extension latérale répétitive et si peu naturelle. Une fine barre le long du bas du clavier coulisse de gauche à droite et roule sur elle-même pour actionner le curseur.
 
Septique je suis alors. Car très peu d'avis trouvés sur ce système. Est-il vraiment efficace ? D'autant que son prix n'est absolument pas celui d'une souris traditionnelle puisque il faut tout de même débourser plus de 300 € pour cette sympathique trouvaille.
 
Mais le site du distributeur, Contour design visiblement convaincu par l'intérêt de son produit, le propose à l'essai.
Ça marche....je vais essayer ! Après avoir fait un choix parmi les différents modèles proposés, et après avoir complété le formulaire de contact, je reçois très rapidement un email du partenaire distributeur exclusif en France qui peut me procurer ce produit. www.azergo.fr/
 
Le distributeur français en question ne présente lui-même que des articles ergonomiques. Plutôt intéressant ! Un produit présenté comme réellement efficace pour notre santé physique.
 
Quelques échanges emails rapides, pratiques et sans me forcer la main. En l'espace d'une semaine après ma prise de contact chez Contour je reçois gratuitement le fameux RollerMouse Free3. Ensuite je choisirai librement de le retourner ou bien de le garder et recevoir alors sa facture.
 

Réception

Jour de réception, début d'après-midi, je le branche au PC via connexion USB. Simple et reconnu immédiatement par le PC. Le curseur fonctionne déjà via cette nouvelle "souris". Conseil : éloigner l'autre pour ne pas très tenté au début !
 
Toute première impression curseur hypersensible. Mais la sensibilité se règle. Je suis repartie des années en arrière...devant la difficulté de gérer le curseur.
 
Mais très vite on reprend la main. En fait l'utilisation se rapproche assez du TouchPad sur un ordinateur portable, mais en version XXL pour PC de bureau. Et avec une précision et surtout une envergure d'action plus proche d'une souris classique. La différence est que votre main ne quitte plus la position de votre clavier.
 
En fin de journée je ne cherchais plus ma souris.

Prise en main

Au début confusion facile entre la barre espace du clavier et la barre du pointeur. Mais la raison incombait surtout à la forme de mon clavier qui n'était pas adaptée. Un clavier incurvé ne convient pas. J'ai dû reprendre un clavier classique rectiligne et plat. Et alors la position des touches du clavier et du système de pointage tombent de source.
 
Les repose-poignet sont bien conçus et mes poignets ne quittent plus l'ensemble. Seules les mains voyagent entre les touches du clavier, le pointeur et ses touches de fonctions.
 
Les touches de fonctions sont pratiques également et bien pensées. Copier/coller - retour/avant - double clic. Tellement habituée à mes raccourcis clavier je ne les ai pas utilisées de suite. Mais je dois dire que les jours passant on commence à utiliser ses deux mains dans ce nouveau système de pointage.
 
Les différentes fonctions clavier et pointage s'équilibrent entre la main droite et la main gauche, tellement moins de pression alors sur ce pauvre bras droit qui apprécie l'allègement de la pression. Vous pouvez utiliser le pointeur avec la main droite tandis que la main gauche peut jouer avec le bouton scroller sur la page... bien pratique !
 
Quelques bémols cependant : je trouve la barre de pointage plus bruyante qu'une souris. Mais là encore, la pratique et l'amélioration de son utilisation fait qu'on trouve l'angle d'action qui la rend moins bruyante.
 
J'utilisais beaucoup le clic droit déplacer/copier/coller. Je réussis à déplacer/coller mais je n'ai pas trouvé comment choisir de déplacer-ou-coller comme avec le clic droit habituel de la souris. Le choix est moins évident et on doit un peu modifier ses habitudes. Mais pourquoi pas !
 

Et au final

Au final, il aura fallu revoir un peu ses habitudes - pas forcément bonnes d'ailleurs - pour trouver - où plutôt retrouver - une meilleure position de ces poignets, de ses mains, et par conséquence de ses bras et de ses épaules.
Et au bout d'une semaine, je remanie des mises en page Word ou Ppt sans même réfléchir à ma souris. Le geste est redevenu naturel  et contrairement aux fins de semaines précédentes je peux encore tourner mon cou, une douleur tellement amoindrie (elle ne va quand même pas disparaître en une semaine !).
 
Et si je devais répondre au distributeur à ce moment là ce serait pour adopter le système. Je me donne encore les quelques jours à venir pour continuer mes tests et confirmer ma décision, mais pour le moment que du positif.
 
Mon utilisation reste accès sur la bureautique classique, la rédaction et des travaux standards de remise en page. Pour une utilisation plus pointue du curseur dans le cadre de PAO et autres travaux plus techniques ou jeux (par exemple) je ne peux dire si ce système de pointage serait aussi efficace ! Mais pour la bureautique standard, à ce jour, j'adopte et je recommande !
 
Laurence Moreau
MBL Bureautique

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gestion administrative pour professionnels

Objectif, organisé

Septembre 2014,  rentrée pour beaucoup d’entreprises.

On parle de rentrée des classes, et de nouveaux rythmes scolaires, de plannings réorganisés pour nos enfants. Et si l’on revoyait le planning de votre activité ? Peut-on l’optimiser et vous faire gagner du temps en le redistribuant autrement ? Votre gestion administrative doit être optimisée pour une bonne rentrée.

Vous avez un secrétariat d’entreprise, mais parce que la période de rentrée est plus chargée que d’autres mois de l’année, vous avez besoin d’une aide ponctuelle pour soutenir votre équipe. N’augmentez pas la pression sur vos employés, confortez leur efficacité en les épaulant par une aide indépendante, pour une semaine, pour une semaine de temps en temps en cours d’année, pour un mois, …vous apprécierez le principe du planning en harmonie et en équilibre avec le besoin en temps réel de votre entreprise.

Vous n’avez pas de secrétariat d’entreprise, mais vous avez besoin de planifier plus efficacement les différentes tâches administratives de votre société, ou de votre activité libérale. Embaucher un(e) salarié(e), c’est pouvoir offrir un contrat minimum de 24 heures par semaine pour un mi-temps. C’est trop ? Alors, faites l’essai de confier certaines de ces tâches à une secrétaire indépendante, et vous n’aurez alors plus de nombre d’heures minimum à respecter. Votre prestataire définira avec vous le nombre d’heures adéquates qui convient aux différentes tâches que vous souhaitez voir effectuer. Vous libérerez du temps pour vous, pour vous occuper d’autres secteurs importants de votre activité. Une aide dans votre planning pour une semaine, pour une semaine de temps en temps en cours d’année, pour un mois, pour un trimestre, …vous apprécierez le principe du planning en harmonie et en équilibre avec le besoin en temps réel de votre entreprise.

Septembre 2014, c’est la rentrée, c’est le moment de se donner les moyens de relancer son programme de fin d’année, avec des conditions et une gestion qualitatives qui profiteront à votre entreprise, et donc à vos clients.

MBL Bureautique, une prestataire administrative indépendante, essayez, vous adopterez.

Laurence Moreau
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La retranscription audio avec MBL Bureautique

Retranscription, un temps de travail minimum à prévoir

Vous avez un enregistrement audio à faire retranscrire par écrit, mais vous n'avez aucune idée du délai que vous devrez prendre en compte pour la livraison de cette prestation.

Pour commencer, prenez le temps de bien discuter avec votre prestataire.

Ce qu'il faut savoir : une heure d'enregistrement audio sans difficulté particulière demande généralement en moyenne entre 4 et 6 heures de travail.

Peuvent également impacter voire augmenter lourdement ce temps moyen de transcription : 

  • un enregistrement concernant un sujet très technique, avec recherche importante de noms propres ou autre vocabulaire spécifique ;
  • une qualité audio plus ou moins nette, avec de nombreux bruits de fond et voix "cachées" derrière divers parasites ;
  • différents intervenants s'exprimant en même temps ou de manière difficilement compréhensible.

D'où la nécessité d'être précis et objectif lors de sa demande, afin de calculer le temps estimé de travail le plus justement possible, et ne pas risquer une date de livraison de prestation impossible à respecter.

Pour le détail, on estime qu'en moyenne une minute d'enregistrement équivaut à 5 minutes de travail, et qu'en une heure de travail l'on traite rarement plus de 10 à 12 minutes d'enregistrement.
Dans le cas de longs enregistrements, prévoir dans ce temps de réalisation que votre prestataire pourra difficilement effectuer plus de 4 heures d'écoute d'affilée (30 à 45 minutes d'enregistrement), sans perdre ensuite en efficacité.
Sans oublier enfin le temps nécessaire à la relecture/correction.
 
Et quant à la question du prix, vous comprenez alors qu'un tarif moyen à 2 € la minute d'enregistrement équivaut la plupart du temps à 20 € à 25 € brut par heure de travail.
 
Laurence Moreau

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L’entreprise en mobilité

Des écrits de télésecrétaires sur les avantages du télétravail,  ou du travail à distance,  vous pourrez en lire beaucoup.

Mais là,  ce n’est pas une télésecrétaire qui le dit.
Cet article de Juritravail évoque le télétravail,  et de nouvelles manières d’évoluer en tant que salarié au sein d’entreprises en complète révolution dans leurs méthodes de travail ; mais le travailleur indépendant devient également un atout supplémentaire de choix pour ces nouvelles formes de fonctionnement des sociétés et entreprises françaises.
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