Quand l’entreprise se développe, maîtriser la gestion et le développement des tâches

Votre entreprise se développe, prend de l’ampleur. Les commandes ont augmenté, et avec elles le nombre des devis, le temps passé en négociations commerciales, le nombre des factures, la gestion administrative devient de plus en plus chronophage…

Et pour les heures disponibles de votre personnel ?

L’entreprise tourne depuis un moment avec une routine bien huilée, une organisation bien définie entre les membres du personnel en poste. Chacun gère son lot de tâches habituelles ; qu’il soit spécialisé sur un poste bien précis ou bien de manière plus polyvalente assurant des fonctions multitâches.

Des conditions quantitatives et qualitatives équilibrées jusqu’à présent, et que cette croissance heureuse de votre entreprise ne doit pas déséquilibrer.

La croissance de chaque poste place petit à petit le personnel devant l’impossibilité de mener à bien de manière optimum chacune de ses fonctions ; la quantité grandissante à effectuer met la qualité en difficulté par manque de temps.

Votre entreprise se développe, il vous faut impérativement maîtriser la gestion administrative et le développement des tâches qui deviennent trop chronophages avant que votre personnel ne s’essouffle et perde en efficacité, quelles que soient leurs compétences.

Il vous faut apporter un soutien à votre personnel en place, et plusieurs possibilités s’offrent à vous:

• La croissance est avérée et sérieuse et vous permet d’embaucher directement du personnel supplémentaire ;
• Apporter une aide ponctuelle sur certaines périodes plus chargées de l’année ;
• Un complément indépendant dans l’attente d’une confirmation ou de la stabilité de la croissance permettant d’envisager l’embauche de personnel supplémentaire ;

Un indépendant extérieur vous aidera à réfléchir sur une organisation pertinente à mettre en place et assurera une permanence intérimaire avant une éventuelle embauche et redistribution ou réorganisation des fonctions existantes.

Il peut être utile également que cette réflexion se fasse en restant à l’écoute de son personnel en place.

• Certaines personnes sont motivées par la polyvalence de leur poste, une diversification des tâches et une réorganisation régulière des postes ;
• D’autres au contraire sont rassurées par un poste peu changeant, des habitudes de travail régulières et non remises en question trop souvent.

Il est important, dans la mesure du possible, de ne pas négliger ces constats et les attentes du personnel en place en matière de réorganisation de leur travail. Cette écoute peut grandement aider à assurer un maintient de la qualité dans le développement des tâches.

Est-ce vraiment un coût supplémentaire ?

Toute rentabilité nécessite un investissement au préalable. Un investissement pour éviter la pression sur son personnel en poste dont l’efficacité ne pourra tenir le coup devant une surcharge trop grande de son emploi du temps. Et vouloir trop faire d’économies peut conduire à faire perdre davantage au bout du compte. Quel serait le coût de la perte pour l’entreprise si perte de la qualité ? La facturation qui ne suit plus le rythme, le recouvrement des impayés prend du retard, les échéances et deadlines clientèles ou charges administratives ne sont plus respectées, la qualité du produit fini commence à souffrir.

Quand l’entreprise se développe, investir en personnel supplémentaire, salarié ou indépendant ponctuel peut vous éviter de voir la croissance tourner court et conduire vers un résultat contraire que celui attendu, faute d’avoir laissé son personnel être submergé par des tâches devenues trop gourmandes en temps, et qui plus est démotivantes faute de ne pouvoir travailler dans des conditions qualitatives adéquates.

La croissance se maîtrise à tous les niveaux, même à celui de la gestion administrative.

Laurence Moreau
MBL Bureautique

Auto-entrepreneur, débours ou notes de frais…

Le contexte

En tant qu’indépendant, libéral ou artisan vous pouvez être amené à avancer des frais pour le compte de votre client, des frais qu’ensuite vous vous faites rembourser.

Achat de matériel, de fournitures, frais d’hébergement, de restauration, des frais qui ne sont pas considérés de la même manière du côté de la fiscalité. Alors factures de débours ou notes de frais ?

La différence

Le débours : remboursement de frais au nom du client, et au centime près

Vous refacturez à votre client le montant exact de la dépense, à condition toutefois que la facture de la dépense soit faite au nom de votre client, et que vous remettiez à votre client l’original de cette facture de la dépense.

La note de frais : remboursement de frais accepté par votre client

Vous refacturez à votre client un montant qui peut être forfaitaire, ou un peu majoré et qui figure sur votre facture de vente. La facture originale de la dépense est à votre nom et reste en votre possession. Une copie peut être remise à votre client à sa demande.

Dans le cadre d’une prestation pour un client, vous pouvez avoir besoin d’avancer certains frais que vous vous ferez ensuite rembourser par votre client. Or en tant qu’auto-entrepreneur, vous êtes imposé sur le montant total de vos recettes que vous déclarez pour chaque mois. En clair, si vous refacturez à votre client vos frais de déplacement ou d’hébergement sur votre facture de vente, non seulement vous ne récupèrerez pas la TVA, mais en plus vous paierez des charges et de l’impôt sur cette dépense qui sera traitée comme une recette.
La tentation est donc grande de faire cette fameuse facture de débours pour son client, et que vous ne déclarerez donc pas dans votre recette du mois.

SAUF QUE l’administration fiscale regarde actuellement de près cette pratique et les conditions d’exécution pas toujours bien suivies car mal connues ou mal comprises. La limite entre les deux est si fine que beaucoup utilisent ces débours avec de bonnes intentions mais de la mauvaise manière.

Vous avez acheté un matériau ou une fourniture spécifique pour votre client, vous devez alors demander au fournisseur une facture au nom du client, et fournir cette facture originale à votre client en plus de votre facture de débours qui n’est là que pour justifier de votre dépense/remboursement dans votre propre comptabilité. Concrètement ce sont des achats pour lesquels le fournisseur de la marchandise facture votre client, qui pourra ensuite se faire rembourser la TVA et bénéficier du service après vente, sauf que c’est vous qui avancez le paiement, et le client vous rembourse ensuite la dépense exacte. Fiscalement, Les débours ne rentrent donc pas dans vos recettes ni dans vos charges.

Mais pour ce qui est des frais de transports, d’hébergement et de restauration, ce sont des frais qui font partie de votre mission pour votre client, en quelques sortes des frais de fonctionnement qui figureront sur votre facture de vente, et que votre client consent à vous rembourser. Ce sont des frais facturés par vous-même et non par un fournisseur tierce. De ce fait le montant refacturé peut légalement être légèrement majoré ou être calculé de manière forfaitaire. Et pour l’administration fiscale ces frais ne peuvent pas faire l’objet de facture de débours.

Si vous êtes indépendant soumis à déclaration de TVA, les deux pratiques sont intéressantes si utilisées à bon escient. À voir donc selon le type de dépense, et en résumé :

Facture débours :
– Facture fournisseur au nom de votre client ;
– Facture originale à remettre à votre client ;
– TVA non applicable ;
– Pour vous, la dépense et sont remboursement ne sont pas comptabilisés fiscalement pour vous.

Note de frais :
– Incluse dans votre facture de vente ;
– Vous gardez la facture originale de la dépense, votre client peut en avoir une copie ;
– Il est autorisé de majorer le montant par une petite marge interne ;
– La TVA est applicable même si la dépense d’origine n’était pas soumise à TVA (ex : frais d’affranchissement) ;
– Comptablement et fiscalement la dépense est bien à votre nom ; la prise en charge de la dépense par votre client est conditionnée à négociation avec lui au préalable.

Si vous êtes Auto-entrepreneur, vous avez tout intérêt à éviter simplement ces paiements pour le compte de, car ne déduisant pas de TVA. Quant à votre client il n’a guère intérêt à passer par vous puisque vous ne lui facturez pas non plus la TVA et qu’il ne pourra donc pas se la faire rembourser non plus. Il paiera donc le produit plus cher au final.

Si en tant qu’auto-entrepreneur vous avez régulièrement des frais de mission que vous ne voulez pas voir peser « injustement » trop lourdement sur vos charges, clairement, la meilleure solution est que votre client prenne si possible en charge lui-même ces dépenses, ou bien trouver une entente directement avec votre client et négocier avec lui un forfait majoré de remboursement qui compensera cette surimposition inévitable.

Calculez bien votre intérêt mais attention aux conditions fiscales en vigueur et aux risques et conséquences en cas de contrôle ou redressement.

Laurence Moreau
MBL Bureautique